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激发组织和领导者的最佳潜能

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15.参加会议的基本礼仪  

2013-04-02 18:00:16|  分类: 私家教练-第3章 |  标签: |举报 |字号 订阅

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15.参加会议的基本礼仪


15.参加会议的基本礼仪 - Cindy - 激发组织和领导者的最佳潜能
 

在清理自己手机上的短信时,我看到了多年前客户的一位销售经理给我发的三条短信,其中对我们如何有效地准备一次在我方召开的会议提出了有益的建议。在此次会议中,客户的美国团队将为其一项实验性项目考察和挑选中国的外包服务提供商。三条短信的内容包括:

l  告知我方的演讲者必须用英文。建议找最好的英文演讲者,能与客户用英文互动。

l  我方应尽量向客户团队成员提出“好”问题,以获得他们的想法和意见。(这是他观察到另外的服务提供商失误之后建议我们的)。

l  着装:商务休闲式(business casual 或 business smart)。

l  准备几份用于交换的礼品(因为美国团带来了礼品)。


我再次阅读以上短信,当日会议的场景仿佛历历在目。


首先,公司集团高级副总裁向客户团介绍我们集团的情况。在集团总部的展示厅里,他的略带英式口音的英语显得非常正式、且用词华丽。作为曾是英语系的高材生,他训练有素的“官方”英语绝对是一流。会上,我方资深的项目经理用十分流利的英语具体介绍了我方外包服务方面的经验和设施等等。客户们则不时提出问题,大家有问有答,气氛变得很融洽。随着会议的进行,我们也逐渐放轻松了心情,大家积极向客户提问,变得更加主动。我们的团队成员个个身着深色西装,给人一个整齐团队的印象。这次会议为赢得客户在中国的实验性项目奠定了坚实的基础。


项目小结时,我们反思,相对于我们客人的“商务休闲”着装,我们的衣着可能是有些过于正式了。不过,对于整个会议的成功,还是起到了很好的作用。


从多年的实际工作中,我所观察到会议时要关注的基本事项如下:

l  参会人员;

l  会议议程;

l  场地和设备(投影仪、扩音器,等等);

l  会议纪律(手机静音、准时到达、衣着,等等)。

如果参加与市场销售相关的会议,并作演讲,还必须注意以下事项:

l  最重要的就是准备、准备、再准备。准备好如何回答客户的问题;

l  座位的安排;

l  “排练”是必需的。建议最少3次;

l 好不容易争取的客户上门的面对面会议,是多么难得的学习和了解客户的机会。怎么能允许自己让会议在瞌睡中虚度过呢?

l 提前到达会议室。如果是重要客户会议,至少提前一小时到达,以便有充裕的时间检查投影仪、扩音器、座位、打印的资料、室内灯光,等等。要检查所有的物品;

l  演讲前,争取跟客户聊聊家常,5~10分钟。


不知是否有人注意到与客户面对面(face-to-face)会议期间,承包方时常有人在抓紧时间读电子邮件、接听手机,甚至打瞌睡。这些人在会议上基本上不插话。偶尔被人问到相关议题时,昏睡之中眼神迷蒙,惊醒之后答非所问、窘态百出。其实,大家工作辛苦,特别是在客户来访前夕,经常熬夜准备材料。会议期间打不起精神都是有理由的。但是,别忘了,好不容易争取的客户上门的面对面会议,是多么难得的学习和了解客户的机会。怎么能允许自己让会议在瞌睡中虚度过呢?


在跟欧美客户的互动中,客户期待着所有参会人员都与自己的项目相关,是为自己的项目服务的,而不是摆设。也就是说,如果承包方将会议准备得充分的话,将安排所有参会人员参与发言、提出问题,体现团队精神、团体合作。所以,无关人员就不必浪费宝贵时间来做陪衬了。


曾在一次与客户中国区的首席信息官(CIO)会议期间,我忘了将手机设定“静音”。双方正谈得紧张时,我的手机忽然铃声大作。虽慌忙转身关机,但为时已晚(damage is done)。我的同事事后告诉我,说当时那位CIO使劲盯着我,脸上写满了疑虑、鄙夷,还有一种“professionalism(专业精神)丢去哪儿了?”的无声谴责。当然,那次会议我们失败了,我的失礼不是主要原因,但更充分地体现了我们的准备不足。好在CIO给我们第二次机会,让我们再做说明。


【思考点】

与客户面对面的会议是了解客户、展现实力的好机会。


【本节练习】

明天你将列席参加与客户面对面的会议。为了防止自己打瞌睡,你准备做哪些事情?


【教练提示(To Do or Not to Do)】

l  与客户面对面的重要会议之前一定要休息好,会议上才能注意力集中。万万不可掉以轻心。必要时,会前喝上一杯咖啡或浓茶提神。

l  参加重要会议时,必须关掉手机。万一忘了关手机,有电话打进来,应赶快关掉, 并马上向客户道歉。注意:“静音”仍然会干扰会议。

l  欧美客户对待工作态度认真、敬业。在与客户正式会议之前,充分了解客户的标准是至关重要的。我们必须让客户对我们建立信心,因为从一开始,我们就遵守他们的标准和规定,便能使他们对我们的服务质量放心。

l  如果是参加有客户的市场、销售会议,无论客户的着装标准如何,我们都应着正装:男士西装领带、女士西服套装或者西服套裙。更要提醒的是,注意个人卫生清洁,例如男士头发的清洁,在会前不要吃容易引起口臭的食物,女士不用过于强烈的香水。

l  通常,跨国公司都有严格规定不允许其员工收受服务厂商的超过五美元的礼物。有的公司甚至不许员工收受任何礼物,连员工在服务厂商参观都要自个儿掏咖啡钱,因为在美国一杯优质咖啡超过五美元。他们的员工来中国会入乡随俗,但是公司的规定还会制约员工的言行。所以,我们在接待客户来访时,也要注意这点。


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